El BPM o Business Process Management es una metodología de trabajo que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar procesos de cualquier naturaleza, combinando los procesos de negocio clave, las personas y la tecnología, y alineándolos para alcanzar las metas de una organización. Entre las características de un BPM se encuentra su máxima: utilizar toda la información sobre los procesos de la empresa y alinearlos con la consecución de los objetivos empresariales.

El BPM se trata de un elemento clave dentro de la transformación digital que experimenta crecimientos estables y constantes, lo que demuestra la importancia que cada día va ganando para las empresas tiene esta tecnología.

La tecnología BPM automatiza cada uno de los procesos fundamentales de la empresa, y ayuda a las compañías a abandonar los métodos manuales basados en hojas de cálculo u otras herramientas similares. Los reportes y el análisis son funciones importantes dentro del BPM, ya que proporcionan una línea de conocimiento por actividad, con lo que es posible saber si se permanece dentro de los márgenes de ejecución en todo momento.  Esto ocurre porque se automatizan los procesos empresariales buscando la eficiencia de los recursos humanos, permitiendo que se ejecuten los procesos de una manera ágil y mejorándolos a medida que los va monitorizando e identificando las ineficiencias y los cuellos de botella de los propios procesos. Lo mejor de todo es que estos procesos son visibles y transparentes para toda la organización.

¿En qué ayuda y qué aplicaciones tiene en la empresa la tecnología BPM?

Desde un punto de vista práctico, BPM aumenta la visibilidad sobre los procesos de negocio para garantizar el control y mejorar la comprensión sobre los mismos. Sus aplicaciones más conocidas en la empresa son:

  • Integración de aplicaciones de base de datos: En aquellos casos en que las empresas cuentan con diferentes bases de datos o herramientas donde se recoge información, BPM permite conectarlas, unificándolas en una única fuente de información.
  • Servicios web: el BPM permite acceder a otras herramientas a través del conector de servicios web, esto gestionado por un asistente y no requiere codificación.
  • Servidores de correo electrónico: accediendo a la bandeja de entrada, el mensaje inicia una aplicación BPM, de ese modo el contenido del email se puede extraer y servirá para rellenar formularios, interactuar con el contenido o pasar información relevante a otras aplicaciones.
  • Integración de aplicaciones de flujo de trabajo: vinculados, por ejemplo, a tweets de Twitter, me gusta en Facebook o publicaciones de LinkedIn al integrar y configurar las aplicaciones es posible definir qué tipo de eventos de redes sociales desencadenarán una respuesta de flujo de trabajo.

6 características de un BPM que aseguran su éxito

Es importante que el BPM de una empresa cuente con las siguientes características:

  • Posibilidad de integración con proyectos: Con el múltiple uso de la tecnología, un BPM debe ser versátil y permitir compartir de forma fácil información y recursos, esto será fundamental para un buen funcionamiento y mejora de la eficiencia en la gestión de tiempos.
  • Funciones colaborativas: De las opciones más valoradas, se encuentra la posibilidad de ejecutar trabajo colaborativo a través del BPM, las herramientas más conocidas y comunes son: espacios para compartir documentos, foros de discusión o paneles de tareas.
  • Gestión del flujo de trabajo: un BPM adecuado logra la redistribución del trabajo, mejorando la productividad y reduciendo los costes. Para ello, gestiona los flujos de trabajo desde la definición de las tareas a realizar, asignando roles y definiendo el papel que desempeñan los ejecutores de un proceso. Con BPM se automatizarán las tareas repetitivas y se recopilarán datos de desempeño. Luego, se efectuará el análisis y se evaluarán los resultados para poder implementar las mejoras.
  • Adaptabilidad para convertirse en un sistema en la nube: Como parte del proceso de digitalización acelerada que ha tenido que desarrollarse pospandemia, las empresas han aumentado la utilización de plataformas para la mejora de la productividad y bajo código, con esto, es posible crear aplicaciones de negocio de forma rápida y eficiente con el menor uso de la programación posible. Gracias a sus conectores y APIs ya construidas, estas plataformas pueden integrarse con otras aplicaciones mediante una sencilla configuración.
  • Monitorización de KPIs en tiempo real: Una característica importante que un buen BPM debe proporcionar es permitir sacar conclusiones en tiempo real de los Indicadores Claves de Desempeño (KPIs) ya establecidos en la organización. Con esto podrán tomarse soluciones más rápidas y eficaces, respondiendo también a las necesidades reales que presenta el mercado.
  • Seguridad: Siendo en el contexto actual un pilar fundamental para cualquier proceso o actividad, un BPM libre de fisuras, ayudará a evitar los ciberataques, que tanto podrían afectar al negocio.

En definitiva, la implementación de un sistema BPM permitirá la mejora de la productividad de las organizaciones, logrando un mayor control administrativo, reduciendo costes y obteniendo mayor transparencia en todas las etapas de los procedimientos de negocio.

Fuente: Newtech Solutions Group

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